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Orden Militar de Caballería Ligera del Papa, es bajo la
Bendición del General de la Compañía de Jesús, Padre Adolfo Nicolás,
colaboradores en la obra de Dios y de los Jesuitas en la misión de Cristo,
en obras
inspiradas en el desarrollo, la justicia social, los derechos humanos de
los pueblos , el cuidado
del medio ambiente y en la espiritualidad ignaciana, sean o no sus
dignatarios de la Compañía de Jesús) click.
Uso del teléfono
1.-El avance tecnológico, hace que diariamente vayamos perdiendo la noción y las buenas maneras de convivir. Todo pasa tan rápido, que no hay tiempo para adaptar los buenos modales a los nuevos requerimientos. Sin embargo, hoy se necesita de estas normas y reglas para no perjudicar a los demás y a uno mismo.
2.-Hay que sacar el máximo provecho de todos los recursos comunicacionales: el modo de establecer contacto con los demás, la forma de saludarlos, la conversación, la vestimenta, los gestos, etc.
3.-La revolución de las comunicaciones no debe ser sinónimo de comunicaciones frías e impersonales. Las reglas de cortesía siempre pueden ser puestas al día y adaptadas al mundo moderno.
4.-Al iniciar una conversación telefónica, lo indispensable es saludar a quién conteste el llamado (sea quien sea) con un "buenos días" o "buenas tardes", y enseguida preguntar por la persona .
5.-Un error muy frecuente es preguntar "¿de parte de quién?" antes de informar si se encuentra o no la persona solicitada. Lo correcto en este caso, es informar primero si la persona está o no y luego preguntar de parte de quién.
6.-Todos podemos equivocarnos, así es que al estar en esta situación, discúlpese, no cuelgue abruptamente el auricular. Lo mismo aplica al recibir un llamado erróneo: informe cortésmente a la persona de su error y después cuelgue.
7.-Con respecto al contestador, lo más simple es tener un mensaje breve, evitando dar detalles que pongan en riesgo su seguridad.
8.-Al dejar mensajes en una casilla o contestador, lo primero es saludar, identificarse claramente, luego exponer el motivo del llamado y por último despedirse, poniendo cuidado en el tono de voz y dicción.
9.-Con respecto a los llamados con teléfono celular, aplican las mismas normas, la palabra clave es DISCRECIÓN.
10.-El teléfono hay que utilizarlo con moderación: un uso excesivo impide a otras personas contactar con nosotros y, lo que es más grave, contactar con la persona con la que estamos conversando.
11.-Hay horarios de llamada que hay que respetar: no llamar antes de las 9 de la mañana (de las 11 en los días feriados), ni después de las 10 de la noche, a no ser que se haya concertado el llamado.
Llame a las personas en el horario según las costumbres que ésta tenga.
12.-Trate de no llamar durante las horas del almuerzo.
13.-Cuando se llama se dejará que el teléfono suene un número prudente de veces, que de a la otra persona el tiempo suficiente para poder contestar.
14.-No se puede ser demasiado insistente: si no ha contestado es porque no está en casa o porque está durmiendo, y en ambos casos no hay que insistir.
15.-En la medida de lo posible hay que evitar llamar desde teléfonos ajenos. Sólo se debe pedir permiso en casos realmente justificados.
16.-Si al llamar uno se equivoca de número, se pedirá disculpas.
17.-Hay que ser discreto en el mensaje que se deja en el contestador automático: cualquiera puede oírlo.
18.-Nunca se puede finalizar una conversación colgando el teléfono, por muy acalorada que se haya puesto la conversación.
19.-En el trabajo, el teléfono se puede utilizar para uso particular con moderación.
20.-El teléfono celular: ha entrado con fuerza en nuestras vidas y se ha convertido en un aparato casi imprescindible. Para un uso adecuado del mismo se deben seguir algunas reglas elementales.
21.-El móvil, como cualquier teléfono, se debe utilizar sólo cuando sea necesario.
22.-Debe estar desconectado en lugares públicos como el cine, el teatro, en el restaurante, un concierto, en misa, etc.
23.-No hay que esperar a que suene la primera vez para desconectarlo, sino que es una precaución que hay que tomar de antemano.
24.-La melodía del móvil debe ser discreta, y su volumen debe ser el adecuado.
25.-Cuando uno mantiene una conversación por el móvil debe tratar, en la medida de lo posible, de retirarse a un lugar apartado.
26.-Esté donde esté, sea moderado, no hable en voz alta para que los demás se enteren que está hablando con su celular.
27.-Si en una reunión, un almuerzo, etc. uno recibe una llamada tratará de que la conversación sea breve y si fuera posible quedará en devolverla más tarde.
28.-No se deben mantener conversaciones acaloradas, ni amorosas, ni de temas confidenciales en público.
29.-El aparato debe ser lo más sencillo posible.
30.-Es absolutamente rechazable mantener conversaciones sobre móviles (salvo que uno sea representante comercial de un fabricante de estos aparatos). Hoy en día es un tema de conversación muy frecuente en cenas, reuniones de amigos, etc.:
31.-Evite comentar: “Mi móvil pesa menos, pero el tuyo tiene más cobertura. El mío es el último modelo de Nokia D-500.SF que lleva incorporado un …. Pues el mío es un prototipo Ericsson, con tecnología WASP, que funciona con baterías de cadmio y que ya no pesa, sino que flota.”
32.-El móvil se puede llevar en cualquier sitio excepto colgando del cinturón.
Uso del correo electrónico
1.-El correo electrónico, debido a su inmediatez, es una herramienta de comunicación muy útil.
2.-Mantengamos la etiqueta: no perdamos la compostura.
3.-La comunicación en Internet se basa en intercambio escrito. Esto tiene numerosas desventajas y ventajas, con diferentes consecuencias.
4.- Entre las ventajas podemos mencionar el no juzgar a una persona por una primera impresión que es visual, lo que permite muchas veces conocer mejor a esa persona. .También muchas personas son menos tímidas al no tener el contacto visual y por ende son más auténticas. Sin embargo, estas mismas ventajas facilitan que personas ofendan a otras, que se escondan detrás del anonimato o que suplanten o finjan una personalidad, sexo o edad que no tienen.
5.- Hay que recordar que ya sea en papel o delante de un computador, uno puede escribir cualquier cosa sin ninguna presión social de educación o diplomacia. Un famoso chiste en Internet muestra un perro diciéndole a otro: nadie sabe que soy un perro en Internet.
6.-Internet es una comunidad nueva, que no posee las características típicas de las comunidades que conocemos. Por ejemplo, relaciones sociales se establecen entre personas que no se conocen físicamente y que probablemente nunca lo harán. El vocabulario de expresiones, gestos, tonos, movimientos de manos que usamos día a día esta ausente. La carencia de estos gestos hace más difícil saber si una frase es una broma o un insulto, si una frase es dicha con seguridad o en forma dubitativa, etc. La reputación de cada interlocutor es menos importante, porque muchas veces los nombres no son conocidos o no son reales.
7.-El anonimato, que muchas veces esconde lo peor de las personas, nunca fue tan fácil.
8.-Tampoco podemos asumir una cultura común, ni siquiera para estar de acuerdo que constituye un comportamiento aceptable. Son más de 50 millones de personas de distinta nacionalidad, raza, religión, lengua nativa (aunque inglés es el lenguaje internacional), estudios, etc. Más de 90 países sin fronteras ni leyes comunes. El resultado es libertad, como en ninguna otra comunidad. Todos tenemos la misma voz, formando una democracia perfecta. Sin embargo, al mismo tiempo, no hay nada que impida el caos absoluto.
9.-Por las razones anteriores, la mayoría de los usuarios del mundo están concientes que se necesitan reglas de urbanidad mínimas para comunicarse en el ciberespacio. Estas reglas de urbanidad se han denominado NETIQUETA. Como hay muchas sub-comunidades en Internet, pueden existir netiquetas distintas para ciertos países o ámbitos.
10.-Aunque muchas de estas normas básicas pueden parecer obvias o de sentido común, muchas personas carecen de sentido común. El castigo más duro en Internet a personas que repetidamente infringen la netiqueta es el ostracismo. Es decir, la condena al aislamiento absoluto.
11.-Pese a la netiqueta hay muchos casos aún a resolver, por ejemplo cuanto debemos explicar del contexto en una conversación para que otros no tengan que preguntar, cuanto debemos contribuir en una discusión sin que otros se aburran, cuando dos personas debieran continuar una conversación en privado, cuando podemos gritar (es decir, escribir en mayúscula), como diferenciamos entre ser chistoso o vulgar (pese al uso de "símiles"), entre amistad o avances indebidos, como protegernos de ofensas, etc. Muchas de estas respuestas deben quedar para nuestra propia conciencia.
12.-Todo un universo nuevo aparece con el uso comercial de Internet. Por ejemplo, la propaganda indiscriminada es mal vista en Internet. Estos problemas no están resueltos, pero una parte importante de la solución es la existencia del consenso de que reglas de etiqueta son necesarias. Esto permite que Internet no sea un caos. Además es indispensable tenerlas para responder a políticos o moralistas que buscan legislar o censurar Internet con reglas mucho más fuertes. Esto mataría esta joven democracia, pues la libertad de expresión es el espíritu central del ciberespacio. Es la fuerza que mantiene viva y hace crecer a Internet. Pero al mismo tiempo es su mayor peligro.
13.-Use un lenguaje moderado, de la misma forma que lo haría en forma personal.
14.-No “apabulle” a sus amigos enviándoles cadenas que pueden no desear recibir.
15.-No pierda las normas de educación que ya posee: si recibe un mail de saludo o felicitación, no demore en contestarlo y agradecerlo.
16.-Muchas veces, olvidamos que el tono de voz, expresiones y gestos no pueden ser transmitidas por el correo electrónico, y quien lo recibe no puede juzgar nuestros motivos e intenciones.
17.-Cuando no tenemos estas referencias, es más fácil caer en malentendidos, por lo que es vital que esté presente el sentido común y recordar cuando enviemos un correo, que del otro lado de la máquina, se encuentra una persona.
18.-Así es que, antes de hacer clic en el botón de “enviar”, repasemos algunas sugerencias.
19.-El formato: Sea breve y conciso. Al contestar un correo, además de identificarlo manteniendo el título original para facilitar el seguimiento de la conversación, es muy bueno hacer un resumen de una o dos líneas sobre lo que trataba el correo anterior. No es necesario más que eso.
20.-Se puede usar un tono más informal en algunas ocasiones, pero no olvidemos que esta es una herramienta de trabajo igual que las demás y la inmediatez no tiene nada que ver con el descuido.
21.-No existe justificación alguna para las faltas de ortografía o mala redacción, lo que puede ser percibido como falta de interés por el receptor del mensaje. Usar mayúsculas en toda la frase es interpretado como gritar.
22.-Destinatario: Este punto es sumamente clave, lo ayudará a definir el tono de la información, especialmente si es remitido a más de una persona. Evite publicar las direcciones, ya que alguien puede no querer que su dirección sea conocida por otros. Para esto, la copia oculta es lo más práctico.
23.-Si la intención es reprender a una persona en particular, no es necesario que el resto de la empresa se entere, esto sólo logrará que su imagen se vea perjudicada. Un llamado telefónico o una reunión es más prudente.
24.-Si envía documentos adjuntos, le sugiero cerciorase de que el receptor los puede visualizar. Póngale un título que sea acorde al contenido. No está de más indicar el tipo de software y versión que usó para crear el documento, esto facilitará su lectura.
25.-Recuerde que los correos electrónicos son documentos que pueden hacerse públicos, a pesar de ser dirigidos a una persona específica, es muy fácil que otras se enteren de su contenido.
26.-Extensión: en general la extensión de un correo, no debiera exceder una página impresa. Sin embargo, hay temas que ameritan que los contenidos sean más extensos. Existen tres elementos esenciales que deben estar presentes: comenzar con un resumen ejecutivo, indicar para cuando esperamos una respuesta y por último, una tabla de contenidos.
27.-Razones para no enviar un correo electrónico: Hay muchos asuntos que es mejor tratar personalmente debido a que, como dijimos anteriormente, es muy fácil malinterpretar el contenido cuando no tenemos el respaldo de los gestos y tono de voz. En general, los temas que debemos mantener fuera son los que dicen relación con llamados de atención; conflictos entre personas de la compañía; opiniones personales sobre terceros de la misma empresa y quejas concernientes a la organización.
28.-Si es usted quien recibe un correo para tratar estos temas, piense dos veces antes de reaccionar y verá que lo más sensato es responderlo indicando que se comunicará personalmente para tratar el asunto.
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